请选择 进入手机版 | 继续访问电脑版

求职圈-大学生求职互动社区

 找回密码
 立即注册

QQ登录

只需一步,快速开始

查看: 2774|回复: 3

[行业资讯] 举行有效会议的建议

[复制链接]
发表于 2012-10-23 12:31:51 | 显示全部楼层 |阅读模式

在召开任何会议之前先问问自己:这个会议有没有举行的必要?要想召开一个人人期盼、乐于参与,而且有所收获的会议是很不容易的,下面是本人的一些经验和建议:

事前准备

每开一个小时的会,通常需要二个小时的准备。你事前规划得愈仔细,会议就会开得愈有效率。开会前你必须找出:开会的目的、应该与会的人、开会的地点、讨论的主题、你要说的话、什么时候开始、应该开多久、以及每一主题设定的时间。

议程应该在开会前四十八小时到一周内交给与会人员,如此才能显示你是技巧娴熟的管理高手。通常会议议程要写在一张纸上,标明开会时间和地点、会议目的、讨论议题、报告题目、与会者应准备的资料,还有预留给突发状况的时间。

开好会懂得选择适当的时间和地点是关键。午餐前一小时开会,可以让与会者不致拖太久。如果找不到好场所,最好取消会议或另寻场地。开会前也要先查看场所会不会太热或太冷?热则会容易打瞌睡,冷则容易不专心;光线会不会太暗?太暗的房间容易让人无精打采;干不干净?脏乱的房间会使人心情不好;椅子是否安排妥当?排成马蹄型有助讨论;有没有桌子可以做笔记?有没有黑板、图表架或投影机可用?万一停电怎么办?等等。

及时通知

随同会议议程的发送,你应该同时宣布该会议的时间、地点、目的及希望与会者准备的事项。例如,你可能请与会者写下他们对议题的意见,以备讨论,如此可强迫他们认真思考议题。或者你也可以要求每位与会者填写问卷,在开会前缴回,让你可依此问卷不定期制作图表,以供开会之用。

主持会议的领导者有各种类型,但是好和最好之间,还是有所不同。

好的领导者

准时开始,免得对已经到场的人士有欠公平。

使会议顺畅进行。

回答问题并解决难题。

直接回应与会者所提出的抱怨或是挑衅。

提醒捣蛋者开会应负起的责任。

让每个人都有发言的机会。

设法让大家同意。

准时结束会议。

最佳领导者

准时开始,而且不对迟到者补充他们漏掉的内容或信息。

请一位与会者负责纠正任何偏离议题的行为。

回答一部分问题并使问题成为团体讨论的事项之一。

请其他的与会者回答所提出的问题。

对事不对人来解决问题。

让每个人都有发表看法的机会。

寻求共识。就算与会者看法不一,还是让每个人了解并支持已经决定的事。

提早结束。

参与

最好的会议参与者都会是将来的最佳领导者。他们之所以突出在于:

做他们应做的准备(甚至找出上次会议的纪录来看)。

仔细思考并写下他们希望提出讨论的重点。

准时到达。

每次都坐不同的位子并和不同的人坐在一起。

开放心胸、接纳别人的看法。

不打断别人的话。

不妄下结论。

有人发言时,不和别人窃窃私语。

在每个人都发表高论之后再发言。

做笔记。

问一些可让会议顺利进行的问题。

记录

要针对任何主题作脑力激荡,并记下所有意见的最佳方法就是丛集法。负责画丛集图的人可以站在黑、白板、挂图架或投影机前,把大家的想法画成丛集图。不要过滤任何意见,要把所有建议都记下来。等所有意见都记下来,大家一目了然时,就能评估出意见的好坏,就能决定实行的先后顺序。

检视

一个会议如果做到下面这几点,就是个成功的会议:

准时开始并准时结束。

会议的进行有一定水准。

完成某件事情(不仅仅是准时开始和结束)。

大家都觉得充分利用了时间;没有人觉得浪费时间。

要确定你的会议是否成功,不妨请教与会者的看法。可以用"大部分同意"、"部分同意"、"部分不同意"、"大部分不同意"的格式,后面再留一些空白的地方,给与会者表达意见。

下面建议一些问题,你可以参考,看看是不是有必要放在你的问卷里:

会议的目的事先清楚说明,而且也确实遵守。

主持者事先准备充分,并依照议程讨论问题。

与会者对要讨论的主题准备充分。

每一个议题分配的时间都很恰当。

时间足够,能让每个人充分表达意见。

主持者能掌握重点,让与会者不致偏离主题。

每个人都有机会发表己见。

讨论的主题互相关联。

每个人都了解自己该扮演的角色。

没有漏掉任何想法,所有意见都一视同仁地看待,并记录成问卷。

决策是经由众人的共识而形成,而非某人的独断结论。

你可以把上列问题,再加上自己的相关看法,复印成数份,在会议结束时,发给每位与会者,请他们在隔天早上十点前,填好问卷给你。并记得提醒他们交卷的时间和地点。

追踪

如果有会议记录,必须在二十四小时内整理好,并发送给与会者。与会者所缴交的问卷也要在他们缴交后二十四小时内整理,并发送结果给大家。记下大家认为做得好的(下次可加以学习)和做得不好的部分(可从错误中检讨)。接下来想想还有没有什么地方可以改进,让下次会议能开得更好:

邀请外面专家来演讲。

订外送午餐,或在某餐厅的贵宾室开会,这样方便会后聚餐。

每次开会大家轮流担任主持人和接待。

播放训练开会技巧的录影带。

采用圆桌方式进行会议。

不要过于严肃。看有什么地方可以改善,好让下次开会时气氛活泼一点。
发表于 2013-2-19 11:19:53 | 显示全部楼层
好东东,谢谢楼主












宠魅
将夜
发表于 2013-2-24 02:45:55 | 显示全部楼层
强帖终于出现,要顶的啊,谢谢楼主












官门
校花的贴身高手
发表于 2013-5-1 17:32:05 | 显示全部楼层
好贴,绝对要支持下!!~~












最终进化
宠婚,涩染小妻
您需要登录后才可以回帖 登录 | 立即注册

本版积分规则

QQ|小黑屋|手机版|Archiver|求职圈 ( 鄂ICP备:05012881号 )  

GMT+8, 2018-11-15 02:08

Powered by Discuz! X3

© 2001-2013 Comsenz Inc.

快速回复 返回顶部 返回列表